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8 使用說明的結構
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標題 |
內容 |
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8.1一般 |
使用資訊應予以結構化，係提升其可使用性與易理解性，當適用時，並提供方便搜尋、便於導引及明確理解內容的功能。 若一般資訊可能冗長或複雜，應明確劃分為便於閱讀的各個部分，並保持格式一致。 若目標受眾截然不同，例如：安裝人員與維修技術員，應將資訊分章或區隔章節。 對於包含多份文件的印刷資訊，封面或書脊上的資訊應方便區分不同文件。 註：關於結構與文件的更多資訊可參考 IEC 81346-1 及 IEC 62023。 若提供補充資訊，則可在使用資訊的顯著位置標示之。 若有補充資訊可用，使用資訊可提供存取地點，例如：連結至包含補充資訊的網站。 系統可以由來自不同供應商的不同元素組成。若系統供應商開發了系統使用的資訊，供應商可能會將所提供的資訊整合為整體資訊的一部分。
當整合多個來源的資訊時，應考慮以下事項： l
一致性的文件編號； l
使用資訊的整合方法，例如：整合的拷貝（副本）、納入相關內容、與原始文件交叉參照，或是原始文件中的特定章節； l
保持術語一致或使用交叉參照. |
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8.2 資訊類型 |
應在其功能結構中分配給預先定義的資訊類型，例如： a) 概念性資訊。此資訊類型包括以下內容： 1. 關於使用資訊本身的資訊； 2. 產品與組件的描述與識別； 3. 控制與顯示的描述； 4. 流程描述 （使用案例或操作概念 ）， 5. 安全提醒。 b) 說明的資訊。此資訊類型包括以下內容: 1. 程序的每個步驟（例如：組裝、安裝、維護任務）；以及 2. 警告訊息（係為程序的一部分）。 c) 參考資料。此資訊類型包括以下內容: 1. 書名頁資訊； 2. 法律要求的資訊； 3. 故障排除； 4. 維修時間表； 5. 目錄； 6. 術語詞彙表； 7. 索引。 |
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8.3 結構化 8.3.1一般 |
結構化是指依據此份文件中的原則與詳細要求，將資訊分配到資訊模型或架構中。供使用資訊應依所有層級資訊結構化： 1. 若有多個資訊產品，則稱為一組資訊產物； 2. 資訊產品； 3. 資訊類型。 為了確保結構一致，應定義並套用規則於資訊中。 註：在更高層次上，結構化可應用於元素，如句子、圖形、媒介物件及特定物件類型的標記。 各層級應適用適當的規則。 |
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8.3.2使用資訊模型 |
以下列出三種內容結構方法，其中一種應採用: 1. 利用結構化方法建立資訊模型； 2. 使用現有的資訊模型，例如：開源資訊模型；以及 3. 透過結構化方法調整現有資訊模型。 |
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8.3.3 使用領先準則 |
結構設計的領先準則選擇應依據支持的產品、資訊產品及目標受眾等因素而定。 領先準則的結構化原則示例參見表2： |
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原則 |
對主題細分與排列的考量 |
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任務 |
依任務執行順序 |
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產品 |
產品的功能或元素 |
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產品生命周期 |
階段，例如運送、安裝、操作、保養、修理、處置 |
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目標受眾 |
根據受眾的資訊需求進行資訊分割 |
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認知程度 |
首先，從簡單到複雜 |
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參數 |
為了方便參考，採用字母排序，例如參數列表、索引 |
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8.3.4詳細的步驟說明結構 8.3.4.1一般 |
逐步說明應包含初步資訊、教學步驟及完成資訊。 |
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8.3.4.2 初步資訊 |
初步資訊應包括以下事項： 1. 簡要概述程序之目的，並對包含（其他地方未提供）的必要概念之定義或說明； 2. 在開始任務前，識別所需的技術或行政作業項目； 3. 目標受眾完成任務所需的資源清單，可能包括：工具、其他人員、資料、文件、密碼或額外軟體、或設備； 4. 適用於整個程序的相關警告、警示與備註。 多個步驟共有的初步資訊可以組合起來並一次性呈現，以避免冗贅。 |
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8.3.4.3說明步驟 |
說明步驟應以阿拉伯數字編號，並依展示順序呈現。 在適用的說明步驟前，應提供相關的警告訊息與警示。 每個步驟都包含一個動作。教學步驟應標示預期結果或系統回應，並說明可能發生的錯誤訊息及復原程序。 冗長或複雜的一步步指令應分段。應明確標示替代或重複步驟，讓目標受眾能判斷該執行或跳過哪些替代或重複步驟，以及在哪裡重新加入主程序。 註：應標示應查閱參考資訊的步驟（例如：特殊代碼或指令）、需要特別注意的步驟，或錯誤常見的部分。 在英語、法語及其他存在命令句且文化傳承尚可接受的語言中，說明步驟應使用命令句式形式來描述目標受眾的動作. |
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8.3.4.4完成資訊 |
使用資訊應標示一組逐步指示的結束。它應說明目標受眾如何判斷程序已成功完成（此係在產品設計與測試中經常有的考量重點），並可能包含相關主題的參考或連結，例如後續任務或故障排除。 |
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8.4 引導與提供的資訊 8.4.1一般 |
使用資訊應包含方便瀏覽內容的元素，如8.4條暨相關節次所規定。 |
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8.4.2 印刷式使用資訊的引導做法 8.4.2.1頁碼 |
若使用資訊超過兩頁（印刷版），則頁碼應編號。編號為（n）為（m），其中（n）代表實際頁碼，（m）則可使用總頁數。 |
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8.4.2.2目錄 |
超過12頁的資訊應附目錄，除非能展現無此必要。目錄中的標題與頁碼應與正文中使用相同。目錄應有足夠層級幫助目標讀者有效率地找到資訊，但標題層級不應超過四層。 |
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8.4.2.3索引 |
若資訊冗長且複雜，應附上按字母順序排列的關鍵字索引。目錄中應引用索引。 註：更多關於索引的資訊可參考ISO 5963。 |
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8.4.3動態演示8.4.3.1個人化演示 |
如果可能，應該只向目標受眾展示達成特定目標或執行特定措施所需的特定資訊。此外，應透過區隔方式向目標受眾提供完整的支援產品資訊。 若資訊中的主題僅限特定目標受眾（例如：付費顧客、使用者群組或使用者剖繪），資訊傳遞系統應限制存取權限。 |
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8.4.3.2前後情境的敏感性 |
若個人的電子裝置可存取情境資訊（例如：地理資料、語音資料或影像模式），使用資訊可利用前後情境資訊向目標受眾提供更精確的資訊，惟此舉的前提係必須取得當事人的同意。 |
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8.4.3.3搜尋功能 |
於電子傳送資訊中應提供某種電子搜尋機制。搜尋功能至少應包含文字字串。搜尋功能不僅應基於全文搜尋，還應由搜尋演算法、分類法、同義詞詞典及其他可用技術支援。 |
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8.4.3.4連結到相關主題 |
如適用時，每個電子資訊主題可連結至其他相關主題，但任何連結不得分散或消弭目標受眾的興趣。涉及相同或相似主題的不同電子媒介（如文字、影片或聽覺元素）應連結或交叉參考，以便適宜時可以一同使用。 外部連結（URL）通常視為不穩定，不應作為唯一引用方式，儘管如此，仍可能作為額外服務予以提供。 在印刷資訊中使用時，應包含相關資訊的完整網址以便查閱。 |
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（未完，見續篇）
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