(續前篇)
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6.6 控制專案
6.6.1 概述
控制專案(包括階段和工作包)的目的是根據商定專案計畫(含經授權的變更)來監督和衡量專案績效。專案經理宜以專案的初始規劃(見6.5.5)為基礎,增加設計和開發的活動、產出和成果的詳細資訊,並根據需要反映授權變更(見7.2)。註:專案經理在控制專案方面的角色見4.5.6。
6.6.2 持續佐證說明
隨工作的進行,可以在專案多個階段針對不同的備選方案進一步佐證說明專案的理由。宜與專案發起人協商,更新營運論證案例,以反應專案前後環節和範圍的變化,然後在每個關卡或決策點確證是否繼續專案。6.6.3 管理專案績效
專案經理宜在專案團隊的支持下,定期審查所要求的產出和成果,以達到要求。專案經理宜監督和查證專案團隊在承擔專案計畫中分配給他們的工作方面的績效,以便:a) 將專案團隊的工作整合到後續的專案工作中;
b) 確定專案可能在可接受的風險水準內交付所要求內容,並建議和做出獲得授權且管制下的變更。
專案經理宜收集和分析進展和績效資料,以評估專案計畫相關的進展,包括:
—已完成的工作,實現的里程碑和產生的成本(見7.2);
—計畫著或實現出的收益(見7.3);
—管理著範圍(見7.4);
—獲去足夠的資源來完成工作(見7.5);
—管理進度和成本(見7.6和7.7);
—識別和管理風險和問題(見7.8和7.9);
—管理變更控制(見7.10);
—工作品質(見7.11);
—計畫和預測的利害相關者參與和溝通狀況(見7.12和7.13);
—管理專案產出至發起組織或顧客的過渡,並為組織與社會變革做好準備和管理(見7.14);
—匯報進展情況(見7.15);
—保持資訊和文件的完整性和可用性(見7.16);
—管理採購活動的狀況(見7.17);
—總結新學習到的經驗教訓(見7.18)。
專案經理宜向專案發起人、專案團隊和選定的利害相關者提供一份與專案計畫一致的專案狀態和績效報告(見7.15)。宜包括對專案未來績效的預測。
專案經理宜管理專案內的各種技術性、行政支援和組織性活動及其介面。
宜記錄並實施預防和矯正措施,並在必要時提出和實施變更請求(見7.10),以使專案保持標的,繼續實現專案目標。
6.6.4 管理各個階段的啟動和關閉
在工作包領導人或其他主題專家的協助下,專案經理宜通過以下方式為專案每個階段的開始做好準備:a) 準備或審查該階段的詳細計畫;
b) 審查治理和管理要求;
c) 與專案發起人確認專案仍然合理;
d) 修訂管理方式,以反映該階段所需的工作;
e) 獲得開始下一階段的授權。
一旦獲得授權開始該階段,專案經理宜調動團隊和其他資源並開始工作。
專案經理宜確認專案各階段的完成情況,包括但不僅限於:
—確認已完成的、遭到取消的或是暫停的採購;
—查證任何不完整的措施並記錄未解決的問題;
—釋放或轉換資源(如果不再需要);
—根據組織的資訊歸檔政策,歸檔資訊和文件;
—查證已完成、已交付和已接受的產出和成果;
—記錄學習到的經驗教訓。
6.6.5 管理每個工作包的啟動、進展和關閉
專案經理宜通過以下方式照料著每個專案階段的工作包:a) 在確保每個工作包的計畫和各個階段的整體計畫一致並整合後,對其進行查證和批准;
b) 確保工作包之間的整合工作和交付物得到規劃和實施,且達到要求;
c) 將每個工作包責任分配給工作包負責人;
d) 根據專案計畫或針對風險或問題啟動工作包;
e) 查證工作進展,包括解決任何風險、問題或變更請求;
f) 查證交付物的品質;
g) 確認工作包的完成、交付和關閉。
6.7 管理交付
管理交付的目的是確定所需的產出和成果,並計畫和實施其交付,以實現專案的成果和收益。專案的工作組織成工作包,用於分配和控制各個團隊進行的工作。工作包宜分配給工作包負責人(見
4.5.8)。宜適當定義、規劃、監督和控制工作,宜積極管理品質。在專案環境中,工作方法和流程須
適合使用,以最大限度地提高成功的可能性。工作包負責人須按照第7章中制定的做法,根據專案批准的計畫,監督、測量和控制分配的工作。宜採取預防和矯正措施,並在必要時提出變更請求,以實現制定的工作目標。
工作包負責人宜通過(但不僅限於)以下交付管理其工作包的交付:
a) 規劃分配的工作包(見7.2至7.7);
b) 動員團隊;
c) 處理風險、問題、變更請求和利害相關者的意見(見7.8、7.9、7.10和7.12);
d) 管理供應商(如有的話)(見7.17);
e) 使用適當和相稱的方法和技術開發所需的產出(見7.11);
f) 查證和確證交付物;
g) 讓專案經理瞭解進度、升級式的風險、問題以及決策和指導請求(見7.15);
h) 獲得和應用經驗教訓(見7.18);
i) 一旦經專案經理確認工作包已完成,立即關閉工作包(見6.6.5);
j) 維護所展開工作的記錄(見7.16)。
注1:有時輸出被稱為「資產assets」(見ISO 55000)。
注2:工作包負責人在管理交付方面的角色見4.5.8。
6.8 關閉或終止專案
關閉專案的目的是確定專案範圍的完成,在終止情況下關注未完成的活動,使專案後的收益得到實現,並管理剩餘資源和設施的遣散。在關閉專案之前,如果不是由於終止而導致時,則宜查證所有活動的完成情況,以確認該專案範圍已經完成,並且每個工作包已完成或是終止。同樣地,在適用的情況下,宜商定並接受任何剩餘的營運責任。如果專案是專案群或專案組合的一部分,則宜將未完成的措施之跟蹤、風險和問題的責任移交給專案群經理或專案組合經理。如果專案不是現有專案群或專案組合的一部分,則宜確定是否將不完整的措施、風險和問題移交給適當的管理權責機構或其他指定人員,以進行後續的跟蹤和管理。宜審查為實現部分專案範圍而建立的所有合約,查證其狀態,並在適當情況下將其正式關閉(見7.17)。
專案經理宜與專案發起人、關鍵團隊成員和利害相關者進行諮商,進行審查關閉過程。審查關閉宜根據計畫評鑑績效,以及達到目標的程度。該審查宜正式記錄下來,正式文件化宜作為授權專案關閉的依據。專案發起人宜就任何關閉後審查的職權範圍和時間達成一致。
宜審查從整個專案學習到的經驗教訓,包括在類似專案和未來其他專案的管理中宜考慮的改進建議(見7.18)。此類審查可以是任何正式關閉審查的一部分,也可以作為單獨的活動進行。
宜告知利害相關者關閉的情況。宜採取措施,以實現專案產出的移交,並在移交期間任何相關的組織與社會變革管理措施,包括實現的收益。還宜採取措施,以實現持續性的收益。
在專案完成之前,專案發起人或發起組織可能會因為以下原因終止專案,包括但不僅限於:
a) 不再需要該專案或不再可行;
b) 與其相關的風險高到無法接受的程度;
c) 外部顧客不再需要專案產出。
除非存在特殊原因,否則終止專案宜包括與完成專案類似的活動,即使可能沒有要發佈最終的結果。
—確認並記錄已完成的活動,包括供應商所進行的活動;
—記錄未完成的活動;
—確認宜移交給顧客的交付物;
—確認並記錄顧客接收(或拒絕)已確定需要移交的交付物;
—記錄工作包的狀態;
—按照現行的組織政策,收集和歸檔專案檔案(見7.16);
—釋放專案資源和設施;
—就任何持續的營運責任達成一致;
—根據需要關閉或終止工作令與合約。
註:專案經理在關閉或終止專案方面的角色見4.5.6。
6.9 專案後活動
專案後活動之目的是查證專案成果是可持續的,預期的收益已經實現。凡屬專案群或專案組合,或某些需要結束後活動的專案,則專案發起人宜執行審查,以確定專案的成功程度,包括:
a) 達到既定目標;
b) 實現收益;
c) 實現組織或社會變革或成果,例如營運績效;
d) 實現可持續的變革,包括繼續滿足營運論證案例中設定的期望事項。
收益和組織與社會變革可能包括在專案範圍內,也可能不包括在專案範圍內。
宜吸取和交流學習到的經驗教訓(見7.18)。
註:發起組織在專案後活動的角色見4.5.2。
參見標準ISO 21502-2020
Project, programme and portfolio management — Guidance on project management
專案、專案群和專案組合管理 — 專案管理指引
(未完,見續篇)









