專案管理前後環節及概念（二之一）

 

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內容概略

4.專案、專案群及專案組合管理概念
4.1一般
4.2 專案、專案群及專案組合
4.3 組織環境
4.4 外部環境
4.5 策略實施
4.6 匯整治理及管理途徑
5. 專案、專案群及專案組合管理標準
5.1 一般
5.2 概述
5.3 使用專案、專案群及專案組合管理標準的收益
5.4 選擇標準的注意事項

該文件的受眾包括（但不限於）下列面向：
— 專案管理、專案群管理和專案組合管理的從業人員和專業人員；
— 執行人員、高級管理人員、發起人以及其他負責監督專案、專案群和專案組合的治理主體；
— 專案、專案群和專案組合的利害相關者；
— 學術界；
— 國家標準、組織標準、行業標準和公共政策的制定者；
— ISO/TC 258 制定的專案、專案群和專案組合管理標準的使用者。

1 範圍

該文件規定了進行專案、專案群和專案組合管理的組織前後環節和基本概念。它還為各組織採用或改進ISO/TC 258制定的專案、專案群和專案組合管理標準提供指導性內容。

該文件適用於大多數組織，包括公共和私人組織，不取決於組織的規模和類型。它也適用於任何專案、專案群和專案組合，無論其複雜性、規模或持續時間如何。

ISO 21502、ISO 21503、ISO 21504和ISO 21505中敘述了關於專案、專案群和專案組合管理及其治理的進一步指導性內容。

3. 辭彙（參見ISO 21502的內容介紹）

4 專案、專案群和專案組合管理概念

4.1綜述

此條款敘述營運及專案、專案群和專案組合的治理和管理所處的總體型前後環節。除持續營運外，專案、專案群和專案組合管理還為價值傳遞提供了整合的管理架構。專案、專案群和專案組合存在於組織環境中，而組織則存在於範圍更大的外部環境中。

圖1闡述經由組織策略和各項目標得以識別機遇（或【機會】）和威脅。從該等機遇和威脅又可以通過評估進一步發展為要求事項和營業論證案例。基於營業論證案例，結合專案組合管理或其他管理架構，組織選擇並授權可以為營運提供可交付物、產出和成果的專案和專案群。營運的可交付物、產出和成果則有助於實現內部和外部利害相關者的收益。該等收益更有助於進一步制定組織的策略和下一波目標。

註1：機遇和威脅具體取決於策略觀察視角。
註2：營運框格的虛線表示該行為能擴展至專案、專案群和專案組合（見「其他相關工作」）。
圖1 專案、專案群和專案組合治理和管理前後環節示例

4.2 專案、專案群和專案組合

組織執行工作以實現各項目標。該工作既可以是持續營運活動、某個專案或某個專案群，也可以是與其他相關工作組成的專案組合。圖2顯示了專案、專案群和專案組合之間的關係示例。該等組織活動的重點可以總結如下：
— 營運由相對穩定的團隊承擔持續和重複性流程，營運注重於維持住組織。
— 專案由臨時團隊去做，提供可交付物、產出、成果和收益。專案既可以作為組織內的一項獨
立工作進行管理，也可以作為更大規模的專案群或專案組合的一部分予以管理。
— 專案群是以協調方式進行管理的專案群元件的集合型式，以提供較優態勢和綜合效益，促進實現共同的策略、營運目標並實現收益。
— 專案組合是為了促進實現組織的策略目標而承擔的一系列專案、專案群和其他相關工作。

圖2 專案、專案群和專案組合的相互關係示例

4.3 組織環境

內部和外部因素均影響組織的活動和做出決策，從而改變組織環境。組織宜考慮有關專案、專案群和專案組合之治理和管理所帶來的內部影響。內部環境包含內部利害相關者，並被組織的結構、文化和流程所影響。內部利害相關者包括但不限於：
— 治理主體機構（governing body）的成員；
— 作為資源擁有者、或其他營運或功能角色的管理者（manager）；
— 發起人（sponsor）；
— 專案、專案群和專案組合管理者（manager）；
— 受專案、專案群和專案組合衝擊的組織員工。

組織的結構和文化將影響其做出決策方式、溝通方式，以及對內部利害相關者及其他參與專案、專案群和專案組合管理人員的授權方式。專案、專案群和專案組合的治理反映了組織治理的結構和文化，宜賦能內部利害相關者，為管理內部利害相關者的參與和期望提供支援。

4.4 外部環境

在專案、專案群和專案組合的管理過程中，組織的外部環境會影響組織實現收益的能力。外部環境需要考慮的因素包括但不限於：
— 經濟、政治、社會、技術、法律和環境限制帶來的機遇和威脅；
— 政府或公共機構、客戶、供應商、承包商、其他商業夥伴和公眾的期望和要求；
— 專案和專案群為外部利害相關者帶來的可交付物、產出和成果所實現的收益；
— 作為與部分外部環境的合作手段而涉及多個組織的專案。

4.5 策略實施

組織可基於其使命、願景、內部和外部環境因素制定策略。實現策略及其目標的工作稱為策略實施。組織的策略目標可以通過實施專案、專案群、營運活動或組合以上該等來實現。圖3呈現經由專案和專案群的組合促成策略及各項目標的過程。

策略目標宜指導識別潛在的項目和專案群，該等專案和專案群可以將之收集到一個或多個專案組合中（見ISO 21504）。選擇項目和專案群時需考慮的因素包括（但不限於）下列各類型：
— 成本對應到收益；
— 收益的類型；
— 可接受的風險等級和風險曝露部位；
— 與策略目標的對齊；
— 資源可用性（或可獲得性）；
— 成本和收益實現的時間安排。

組織可以使用專案組合管理來促成下列任務：
— 制定資源配置計畫和收益實現時間安排；
— 評估並減輕總體風險曝露部位；
— 協調專案、專案群和其他相關工作的時間安排；
— 協助組織在選擇、優先順序排序和結束專案、專案群和其他相關工作時做出積極理智的決策。

註： 機遇和威脅具體取決於策略觀點。
圖3 策略實施示例

ISO 21500：2021
Project, programme and portfolio management — Context and concepts
專案、專案群及專案組合管理—前後環節及概念

（未完，見續篇）