關於醫療器材製造商的「內部稽核程序及過程」,從既有的法規與標準中可以整理出以下幾個最令人驚訝且關鍵的事實與想法:
註:參見ISO 13485, US FDA 21 CFR 820, MDSAP audit approach。© All Rights reserved。 版權聲明。CC BY-SA 4。0。
(內文引用人工智慧網路平臺提供資訊,經由整合篩選與文字調整。
1. 核心觀念:稽核「檢查表」不是萬靈丹(Checklist Approach)
吾人驚訝的發現,官方正式文件與指引明確建議應避免使用單純的「稽核檢查表」 。
說明: 稽核員手中拿著檢查表執行內部稽核,往往會引入對單一過程的焦點式關注,即按照檢查表文字的理解限制,從而引起字義與考量等偏見,導致稽核員忽略了各項過程之間的《互動(Interactions)》與連鎖反應。
建議做法: 稽核須基於「過程方法」(Process Approach),理解一個過程的輸出如何成為另一個過程的輸入。
2. 稽核順序的邏輯:MDSAP 的連結性(Linkages)
根據 MDSAP 稽核方法,稽核事項並非隨機排列,而是有特定的邏輯順序 :
管理過程 (Management)
量測、分析與改進過程 (Measurement, Analysis and Improvement)
設計與開發過程 (Design and Development)
生產與服務控制過程 (Production and Service Controls)
採購(Purchasing)
連結意義: 稽核員被要求留意過程間的「連結」。例如:在量測分析階段發現的產品不符合記錄,得以引導稽核員去查看相關的設計變更或供應商評估。
3. 稽核程序與時間安排的彈性
雖然 ISO 13485 要求在「以規畫妥的時間間隔」內進行內部稽核,但有幾個實務點值得注意:
非預期稽核: 雖然通常有年度計畫,但組織可以定義「非預期稽核」而不預先公布日期,以確保真實性。
頻率調整: 稽核頻率應基於風險考量。高風險區域或近期曾出現程序變更、曾出現品質問題的區域,宜於更頻繁地進行稽核。
獨立性限制: 一個關鍵的法規準則要求是稽核員不得稽核自己的工作,以確保客觀性與公正性。
4. 撰寫稽核發現(Audit Findings)的分類
稽核發現不應僅僅是不符合項,通常分為以下兩類 15:
符合性(Conformity): 抽樣的過程或產品符合要求。
改進機會(Opportunity for Improvement): 稽核員認為可以改進的事項,組織可自行決定是否採納並納入持續改進程序。
5. 矯正措施/預防措施(CAPA)的「閉環」與監督
當稽核發現不合格時,資源中強調了《「閉環過程」(Closed-loop process)》的重要性:
回覆與評估: 接受到內部稽核部門的管理階層須確保不符合項得到處理,從而有效果且有效率地排除不符合,防止再次發生,且「不得無故拖延改進事項」。
有效性審查: 矯正措施必須經過查證(Verification)。如果相同問題重複發生,即表示改進措施無效,這點恰好也是外部稽核(如 FDA、歐盟公告機構)最常見的內部稽核缺陷之一 。
管理階層責任: 內部稽核的結果必須作為『管理審查(Management Review)』的輸入項目,讓最高管理階層了解品質管理系統(QMS)的真實效能。
6. 常見疏失與建議補救措施
常見疏失: 忽視自動化稽核工具(軟體)的查證、缺乏適當的稽核員訓練記錄、或是 CAPA 僅流於形式而未找出根本原因(Root Cause)。
補救措施: 建議參考 ISO 19011 作為建立內部稽核系統的有益指引。此外,稽核發現亦須配合風險管理的輸出事項,確保稽核深度與不符合項的風險成比例。
上述內容摘要從法規要求到稽核實務的關鍵點,強調了內部稽核不僅是符合性的自我檢查,更是醫療器材製造商確保產品安全與性能的內部主動警報系統(Proactive alarm)。
(全文竟)